ControlOffice is gericht op bedrijven die een onderhoudsbeheersysteem zoeken die de alledaagse werkzaamheden binnen de technische dienst eenvoudiger en leuker maakt. Door de intuïtieve en functionele inrichting kan iedere gebruiker al na een korte inwerkperiode met ControlOffice of onze app overweg.
Via de objecten beheer je eenvoudig de gegevens die je wilt bijhouden van je machinepark. Maak eventueel per groep machines (objectgroep) een eigen stamkaart aan. Van een heftruck wil je immers andere gegevens bijhouden dan van een transportband. Voeg bestanden en foto’s toe aan de objecten, beheer de stuklijst en bekijk de geschiedenis qua onderhoud, inkoop en kosten per object. Per object of objectgroep valt in te stellen welke preventieve actie(s) er dienen te gebeuren.
Plaats eenvoudig de objecten in een boomstructuur. Vanuit de boomstructuur is het gelijk duidelijk waar een object staat. Eventueel kan een object op meerdere plekken in de boomstructuur voorkomen. Vanuit de boomstructuur kunnen meldingen en werkorders gemaakt worden.
Maak meldingen aan van storingen of bijvoorbeeld aandachtspunten. Het invoeren van een melding kan zo eenvoudig zijn als je zelf wenst. Je bepaalt zelf welke vragen beantwoord moeten worden, of ze verplicht zijn en te bewerken zijn. Eventueel kan dit per gebruikersgroep ingesteld worden. Je bent hier zelf helemaal in controle over. Aan meldingen kunnen bestanden en foto’s toegevoegd worden ter verduidelijking. Meldingen worden onder andere gebruikt om storingen, incidenten, modificaties, etc te melden. Het object waarop de melding gemaakt wordt kan middels een QR of barcode gescand worden, zo kunnen melders zeer eenvoudig hun storingen e.d. doorgeven.
Meldingen kunnen worden omgezet tot werkopdrachten.
In het werkorder overzicht wordt de werkvoorraad zichtbaar. Werkorders ontstaan vanuit meldingen, de preventieve planning of kunnen direct toegevoegd worden. In een werkorder kunnen (gepland of bestede) uren,(geplande of verbruikte) onderdelen en overige kosten, waardoor een inzichtelijk kostenoverzicht ontstaat.
Werkorders kunnen werkzaamheden hebben, per werkzaamheid kan worden bijgehouden wat er moet gebeuren en of de werkzaamheid gereed is. Koppel een werkorder aan één of meerdere monteurs om de toe te wijzen. Zij hebben volgens inzicht in hun eigen werkorders en kunnen deze eenvoudig terug vinden en oplossen, o.a. via onze zeer gebruikersvriendelijke app.
Werkorders kunnen ook gemaakt en beheerd worden vanuit onze mobiele app.
Binnen ControlOffice koppelen we objecten aan checklijsten. Een checklijst mag gekoppeld zijn aan meerdere objecten, een object mag ook gekoppeld worden aan meerdere checklijsten. Elke checklijst heeft een interval. Dit interval kan datum of stand gestuurd zijn. Per checklijst kan worden aangegeven wat de gewenste uitvoertijd is, de werkzaamheden zijn, de te reserveren onderdelen en het te gebruiken gereedschap.
Elk interval word je als gebruiker gewaarschuwd en kan het advies worden omgezet in een werkorder. Zo mis je nooit meer een periodieke of preventieve actie.
De preventieve planning en werkorders komen in het planbord overzichtelijk bij elkaar. Per dag, week of maand valt een overzicht te genereren. Dit kan ook per medewerker of objecten worden getoond in een overzichtelijke strokenplanning. De planning kan hier ook bewerkt worden, items kunnen verplaatst worden middels een simpele drag & drop actie naar een andere dag of tijdstip. Items kunnen hier geopend, bewerkt en van status veranderd worden.
Bepaal uw onderdeelgroepen, maak uw onderdelen aan. Per onderdeel worden diverse basisgegevens bijgehouden (merk, type, minimale voorraad, prijzen, etc). Daarnaast wordt aan een onderdeel één of meerdere magazijnen (waar vind ik het onderdeel en hoeveel heb ik er op voorraad) gekoppeld. Ook kunnen er per onderdeel meerdere leveranciers aan gekoppeld worden. Per onderdeel-leverancier kunnen o.a. prijzen, kortingen, minimale bestelhoeveelheid en artikelnummer van de leverancier worden bijgehouden.
Onderdelen die in ControlOffice staan en zogenaamde eenmalige ‘tekstonderdelen’, kunnen ingekocht worden. Per bestelbon kunnen meerdere onderdelen besteld worden. Elke bestelregel op een bestelbon kan een bestemming hebben, bijvoorbeeld rechtstreeks voor een werkorder, een object of een magazijn.
Door onderdelen uit te geven wordt automatisch de actuele voorraad berekend en worden de kosten per object en/of kostenplaats bijgehouden.
Onderdelen kunnen ook worden uitgegeven vanuit onze app. De gebruiker hoeft dan alleen de barcode van het onderdeel te scannen en aan te geven hoeveel er verbruikt worden.
Door uren te boeken wordt eenvoudig veel data verzameld. Zo zijn de uren per object, per medewerker, per kostenplaats, per soort werkorder en nog veel meer inzichtelijk. Vanuit een werkorder (zowel vanuit ControlOffice als onze app) kunnen uren geboekt worden, deze uren worden vervolgens automatisch aan de medewerker, de datum/tijd, de werkorder en het object gekoppeld. Eén eenvoudige handeling die enorm veel kennis en data oplevert om op te sturen. Hierdoor kunnen er door alleen al uurboekingen te maken eenvoudig statistieken en analyses gemaakt worden over de tijd die aan een object is besteed. Aan een uurboeking kan automatisch kosten verbonden worden om ook de kosten goed inzichtelijk te krijgen.
In ControlOffice kunnen zelf formulieren aangemaakt worden, bijvoorbeeld voor werkvergunningen en incidenten. Omdat ze volledig ontworpen kunnen worden door de gebruiker past het altijd bij de situatie en eisen van uw bedrijf. U bepaalt zelf welke vragen er gesteld dienen te worden en hoe daarop geantwoord moet worden, of het bijvoorbeeld een vrije invoer is, een ja/nee vraag of een datum vraag, alle opties zijn beschikbaar. Indien gewenst kunnen wij ook voorzien in formulieren die al gehanteerd worden door onze bestaande klanten.
Incidenten kunnen worden gemeld door middel van een melding. Door aan de melding een simpel of uitgebreid zelf ontworpen formulier te koppelen gaat u dieper op het incident in, en stelt u alle informatie veilig. Eventueel kunnen er ook documenten en foto’s gekoppeld worden. Middels werkorders te koppelen aan het formulier kunt u ook acties ondernemen om te voorkomen dat het incident nogmaals voorkomt.
Door de formulieren functie handig in te zetten kunnen er zeer complete en indien nodig uitgebreide inspectieformulieren gemaakt worden. Behandel en bewerk deze formulieren eenvoudig in ControlOffice om dit goed vast te leggen.
Alle relaties waarmee zaken gedaan wordt kunnen worden vastgelegd inclusief hun details zoals naw gegevens.
Per relatie kunnen meerdere contactpersonen worden vastgelegd.
Objecten, onderdelen, meters, werkorders en meldingen kunnen een barcode of QR code krijgen. Deze barcode of QR codes worden automatisch gegenereerd door ControlOffice. Als gebruiker zijn hoef je ze alleen nog maar te printen en op te plakken. Indien u zelf de barcodes of QR codes wilt genereren kan dit uiteraard ook.
Binnen ControlOffice kunnen meters aangemaakt worden. Per meter valt de stand bij te werken, dit kan zeer eenvoudig vanaf onze app. Alleen de meter scannen (middels de barcode of QR code) en de nieuwe stand opgeven is voldoende. Op basis van deze stand kan periodiek of preventief onderhoud aangestuurd worden.
In ControlOffice valt volledig door de gebruiker zelf in te stellen welke gebruikersgroepen er zijn, welke gebruikers (onbeperkt) er in een gebruikersgroep zitten en welke rechten de gebruikersgroep heeft. Mag iemand een nieuw item aanmaken, verwijderen, bewerken of openen? Dit alles valt overzichtelijk per functie in te stellen. Daarnaast zijn er verschillende uitzonderingsrechten in te stellen om ControlOffice helemaal op te zetten naar uw eigen wens. Er valt volledig zelf te beheren welke vragen/velden er ingevuld moeten worden bij het maken van bijvoorbeeld een melding, uurboekingen of een werkorder. Op deze manier ben je als gebruiker volledig zelf in beheer wat en hoeveel je wilt zien van ControlOffice.
Via onze API (Application Programming Interface) zijn wij in staat om onze IIoT (Industrial Internet of Things) strategie op te zetten. Alle informatie vanuit externe bronnen (bijvoorbeeld PLC’s, sensoren, etc.) wordt in ControlOffice verwerkt. Dit resulteert in een waarschuwing middels een melding, of een actie die ondernomen moet worden in ControlOffice.
Kortom, door uw objecten aan te sluiten op onze API met PLC en/of sensoren bent u beter op de hoogte wat er in uw organisatie speelt. Een stagnatie in een productielijn kan bijvoorbeeld op deze manier op tijd gesignaleerd, gemeld en verholpen worden. Het is soms zelfs mogelijk om preventief in te spelen op problemen die kunnen plaatsvinden.
Via de Alerter kunnen e-mails verstuurd worden naar aanleiding van gebeurtenissen die zijn geregistreerd in ControlOffice. Er wordt bijvoorbeeld een e-mail gestuurd aan de veiligheidsmanager wanneer er een incident is gemeld. Of er wordt een melding gestuurd naar monteurs wanneer ze zijn toegewezen aan een werkorder.
Met vooraf ingestelde triggers worden e-mails gegenereerd die automatisch verzonden worden naar de opgegeven e-mailadressen. Er kan bijvoorbeeld een trigger worden ingesteld op datum waarmee de datumbewaking wordt versimpeld en verbeterd. De tekst van de automatische e-mail is vooraf en door de gebruiker zelf te bepalen.
We hebben een zeer uitgebreide rapportenset beschikbaar voor ControlOffice. Alle rapporten ooit bedacht en gemaakt voor onze bestaande klanten zijn gratis beschikbaar. Dat maakt dat onze rapporten uitermate dichtbij de praktijk staan en u geen prijstechnische belemmering hebt om deze te gebruiken, wel zo fijn. Er zijn bijvoorbeeld rapporten om de MTTR en MTBF te berekenen, maar ook rapporten die de magazijnwaarde, stilstand per lijn/object of de kosten per lijn/object weergeven. In totaal hebben we momenteel meer dan 100 rapporten die gratis te gebruiken zijn voor al onze klanten. Daarnaast bevat ControlOffice een dashboard met diverse informatie. Alle (geselecteerde) informatie kan geëxporteerd worden naar Excel en/of PowerBi.
Met een mobiel of tablet in uw hand heeft u altijd en overal toegang tot de belangrijkste items en actuele gegevens. Uw medewerkers kunnen met de ControlOffice app veel efficiënter werken, omdat meldingen/storingen direct vanaf de werkvloer opvraagbaar en aanpasbaar zijn.
De volgende functionaliteiten zitten momenteel in ControlOffice:
- U kunt meldingen (bijvoorbeeld storingen) eenvoudig invoeren vanaf uw telefoon en direct bijlagen toevoegen zoals foto’s.
- Alle openstaande meldingen, of alleen uw eigen, zijn aan te passen en in te zien. Bovendien kunt u de meldingen vanuit de app omzetten naar een werkorder en deze gelijk oppakken en oplossen.
- Vanuit de app kunt u gelijk een nieuwe werkorder maken, toewijzen en oplossen.
- De aan de gebruiker toegewezen werkorders zijn uitermate inzichtelijk via het ‘Mijn werkorders’ menu optie. Werkorders kunnen worden geopend, bewerkt en gereed gemeld. Bovendien kunnen er aan een werkorder werkzaamheden, uurboekingen, onderdeeluitgiftes, medewerkers, bestanden en foto’s worden toegevoegd. Daarnaast zijn alle openstaande werkorders ook te bekijken om het volledige overzicht te bewaken.
- Er kunnen eenvoudig voorraadcorrecties gemaakt worden om bijvoorbeeld een magazijntelling snel te kunnen uitvoeren. Simpelweg alleen het onderdeel scannen, een correctie doorvoeren en u bent al klaar. Geen ingewikkelde zoekopdrachten zijn nodig.
- De objectgegevens en de historie van het object zijn inzichtelijk. Zo kan de gebruiker op de werkvloer een (opgelost) probleem terugvinden en gebruik maken van de aanwezige kennis in ControlOffice om een probleem nog beter en sneller op te lossen.
- Ook kunnen er meterstanden bijgewerkt worden. Scan of zoek te meter, voer de nieuwe stand in, en klaar. Zo eenvoudig kan het zijn.
De gebruiksvriendelijkheid van ControlOffice ziet u ook terug in de app. Onze app van ControlOffice werkt met Android en iOS.
